Работает в компании хотя бы один человек? Значит, вы уже обрабатываете его персональные данные. И закон требует на это письменное согласие. Многие работодатели вспоминают об этом, только когда приходит проверка. В этой статье — пять готовых образцов согласия сотрудников на обработку персональных данных под разные ситуации, которые встречаются чаще всего.
Я специально сделал не один универсальный шаблон, а пять разных, потому что «одного на все случаи» согласия не бывает. Согласие при трудоустройстве, согласие на передачу данных подрядчику и согласие на публикацию фото сотрудника на сайте — это юридически разные документы с разным набором условий. Если использовать не тот образец, согласие может не защитить компанию при проверке.
Образец 1. Стандартное согласие при трудоустройстве
Это базовый документ, который должен быть в личном деле каждого сотрудника с первого дня работы. Без него компания не имеет права хранить даже паспортные данные и ИНН. Про номер телефона родственников «на всякий случай» и говорить нечего.
Что обязательно должно быть в тексте
Согласие — не просто фраза «я согласен на обработку персональных данных». В документе обязательно указываются: перечень данных, которые обрабатываются (ФИО, паспорт, адрес, номер телефона, банковские реквизиты для зарплаты), цель обработки (заключение и исполнение трудового договора, кадровый учёт, начисление зарплаты), срок действия согласия и способ его отзыва.
Готовый текст
«Я, [ФИО], паспорт [серия и номер], зарегистрированный по адресу [адрес], в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» даю согласие [название компании], ИНН [ИНН], на обработку моих персональных данных: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, паспортные данные, адрес регистрации и проживания, номер телефона, ИНН, СНИЛС, банковские реквизиты, сведения об образовании и трудовой деятельности — в целях заключения, исполнения и прекращения трудового договора, ведения кадрового учёта, начисления заработной платы и иных выплат. Согласие действует в течение всего периода трудовых отношений. Согласие может быть отозвано мной в любой момент путём подачи письменного заявления в отдел кадров».
Отдельно: сам бланк согласия после увольнения выбрасывать нельзя — по перечню Росархива (приказ № 236) такие документы хранятся ещё три года с момента, когда согласие перестало действовать или было отозвано.
Реальная история из практики: одна региональная компания получила предписание Роскомнадзора именно потому, что в согласии не было указано, что данные обрабатываются ещё и «после прекращения трудовых отношений» — а бухгалтерия по закону обязана хранить часть кадровых документов несколько лет после увольнения. Формально всё это время компания обрабатывала данные без согласия.
Образец 2. Согласие на передачу данных третьим лицам
Если зарплату считает не штатный бухгалтер, а аутсорсинговая компания, если кадровый учёт ведётся в облачном сервисе, если используется сторонний ЭДО-провайдер — во всех этих случаях персональные данные сотрудника передаются за пределы компании. Первое согласие (образец 1) этого не покрывает.
Когда именно это нужно
Практическое правило простое: если данные сотрудника видит кто-то, кто не работает в штате компании, — нужно отдельное согласие на передачу третьим лицам, с указанием конкретно кому и зачем.
Готовый текст
«Я даю согласие [название компании] на передачу моих персональных данных следующим третьим лицам в указанных целях: [название бухгалтерской компании/сервиса] — для расчёта заработной платы и налогов; [название сервиса кадрового ЭДО] — для электронного документооборота. Согласие на передачу действует на весь период обработки данных, указанный в основном согласии на обработку персональных данных».
Забавный, но реальный случай: HR-специалист одной компании была уверена, что раз в договоре с бухгалтерской фирмой есть пункт про конфиденциальность — отдельное согласие сотрудника не нужно. Это не так: договор между компанией и подрядчиком регулирует их отношения друг с другом, а не даёт подрядчику права на данные сотрудника. Разрешение может дать только сам сотрудник.
Образец 3. Согласие иностранного работника
Для иностранных сотрудников (включая работников из ЕАЭС) действуют дополнительные требования — обрабатываются данные о патенте или разрешении на работу, миграционном учёте, а иногда данные передаются в МВД в рамках уведомлений о трудоустройстве иностранцев.
Готовый текст
«Я, [ФИО], гражданин [страна], в соответствии со ст. 9 152-ФЗ даю согласие [название компании] на обработку персональных данных, включая: сведения о патенте/разрешении на работу, миграционной карте, регистрации по месту пребывания — в целях исполнения обязанностей работодателя по миграционному учёту, включая передачу сведений в территориальные органы МВД России в порядке, предусмотренном законодательством о правовом положении иностранных граждан».
Тут есть тонкость, которую стоит обсудить с юристом. Передача данных в МВД по обязательным уведомлениям идёт и без согласия работника — это прямая обязанность работодателя, а не «обработка по желанию». А вот на хранение и обработку миграционных документов внутри компании согласие всё равно нужно.
Образец 4. Согласие на использование фото и видео сотрудника
Отдельная история — фотография сотрудника на странице «Команда» на сайте компании или в соцсетях. С 2021 года публикация персональных данных для неограниченного круга лиц (а сайт компании — это именно неограниченный круг лиц) требует отдельного согласия на распространение, не то же самое, что обычное согласие на обработку.
Готовый текст
«Я даю согласие [название компании] на распространение моих персональных данных: фотографическое изображение, фамилия, имя, отчество, должность — путём размещения на официальном сайте компании [адрес сайта] и в официальных аккаунтах компании в социальных сетях, в целях представления команды компании. Согласие может быть отозвано в любое время путём направления письменного заявления, после чего материалы подлежат удалению в течение 30 дней (по закону — с возможностью продления ещё на 5 рабочих дней при обоснованном уведомлении)».
Если на сайте компании есть страница с фотографиями и телефонами сотрудников — а такая страница есть практически у каждой компании — стоит прямо сейчас проверить, подписывали ли сотрудники именно это согласие, а не только общее согласие на обработку. Это одно из самых частых и при этом самых незаметных нарушений.
Образец 5. Согласие на хранение данных при увольнении
После увольнения обработка данных не прекращается: часть кадровых документов по закону обязана храниться: 50 лет для документов по личному составу, оформленных после 1 января 2003 года, и 75 лет — для более старых (ст. 22.1 125-ФЗ «Об архивном деле»). Это отдельное основание для обработки, которое стоит явно прописать ещё на входе, чтобы не собирать подписи задним числом у человека, который уже не работает в компании.
Готовый текст
«Настоящее согласие продолжает действовать после прекращения трудового договора в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле и о бухгалтерском учёте, в целях исполнения работодателем обязанностей налогового агента и хранения документов по личному составу»."
Эту формулировку логичнее не оформлять отдельным документом, а включить пунктом в согласие №1 при трудоустройстве — тогда отдельно бегать за подписью увольняющегося сотрудника не придётся.
Что делать с этими образцами дальше
Все пять текстов — рабочая основа, но не финальный документ для вашей компании. Перед использованием стоит подставить реальные названия организаций и сервисов, убрать пункты, которые не применимы (например, если иностранных сотрудников в компании нет), и, если есть возможность, показать итоговый текст юристу — особенно если компания работает в чувствительной отрасли вроде медицины или финансов, где к персональным данным дополнительные требования.
И главное: подписанное согласие должно реально соответствовать тому, что компания делает с данными на практике. Написано «данные передаются только в целях кадрового учёта»? А по факту телефон сотрудника лежит в общей CRM, куда заходит отдел продаж? Тогда согласие не спасёт при проверке — оно просто не покрывает то, что происходит на самом деле.