Кадровик открывает интернет, набирает «образец согласия работника на ПДн», и первая же ссылка ведёт на сайт, где документ датирован 2016 годом и явно не в курсе, что с тех пор в законе кое-что поменялось. Знакомая ситуация? Вот современный вариант — с учётом правок про распространение данных и с пояснениями, что можно смело менять под себя, а что лучше не трогать.
Из чего на самом деле состоит нормальное согласие
Хорошее согласие — это не красивая юридическая формулировка, а по сути четыре конкретных ответа: какие данные обрабатываются, зачем, как долго и что делать, если работник передумал. Уберите хотя бы один пункт — и согласие превращается в красивую, но бесполезную бумагу.
Готовый образец
«Я, [ФИО], паспорт [серия, номер, кем и когда выдан], зарегистрированный(ая) по адресу: [адрес], в соответствии со статьёй 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» даю согласие [полное наименование работодателя], ИНН [ИНН], на обработку следующих персональных данных:
фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; паспортные данные; адрес регистрации и фактического проживания; номер телефона; адрес электронной почты; ИНН; СНИЛС; сведения об образовании, квалификации и трудовой деятельности; реквизиты банковского счёта для перечисления заработной платы.
Цели обработки: заключение, исполнение и прекращение трудового договора; ведение кадрового делопроизводства; начисление заработной платы, пособий и иных выплат; исполнение обязанностей налогового агента и страхователя.
Способы обработки: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, использование, передача (в случаях, предусмотренных законодательством), блокирование, удаление, уничтожение — как с использованием средств автоматизации, так и без них.
Согласие действует на весь период трудовых отношений. Согласие может быть отозвано мной в любой момент путём подачи письменного заявления работодателю в свободной форме.
Дата: __________ Подпись: __________»
Что в этом шаблоне можно смело менять
Список данных — под вашу реальную ситуацию. Если компания не собирает СНИЛС на этапе оформления (бывает и так) — просто уберите пункт. Если, наоборот, есть особенности — например, нужен номер водительского удостоверения для водителей — добавьте отдельным пунктом, а не пытайтесь впихнуть в общую формулировку «и прочие данные».
Способы обработки — этот блок часто копируют бездумно, целиком переписывая из старых учебников по кадровому делу. На практике важно, чтобы перечисленные способы соответствовали реальности: если компания никогда физически не «блокирует» данные (что бы это ни значило на практике), можно смело писать более простую и понятную формулировку.
Чего в этом шаблоне НЕТ и почему
Специально не включил сюда пункт про распространение (публикацию фото и контактов на сайте, в соцсетях) — это отдельное основание по статье 10.1 152-ФЗ, для него нужен отдельный документ с возможностью указать конкретные условия и ограничения. Свести всё в одну бумагу можно, но тогда работник, который согласен на обработку данных, но категорически против публикации своего фото на сайте, физически не сможет разделить эти два решения — а по закону обязан иметь такую возможность.
Также здесь нет пункта про передачу данных третьим лицам (бухгалтерия на аутсорсе, кадровый ЭДО-провайдер) — тоже отдельная тема, для которой нужен отдельный, более конкретный документ с указанием конкретного получателя данных, а не абстрактная фраза «данные могут передаваться третьим лицам в установленных законом случаях».
Маленькая, но важная деталь оформления
Строка про способ отзыва согласия часто пишется формально и без реального механизма — «согласие можно отозвать» без указания, куда конкретно обращаться. Формально это работает, но на практике удобнее сразу указать конкретный адрес электронной почты отдела кадров — и работнику проще, и компании спокойнее, что заявление точно попадёт куда надо, а не потеряется где-то между секретарём и почтовым ящиком в коридоре.